Narzędzia cyfrowe to codzienność funkcjonowania wielu organizacji, nie tylko tych prowadzących programy stypendialno-rozwojowe. Jednak kwestia ta jest szczególne ważna właśnie w takich inicjatywach, gdyż zgodnie z Kartą Zasad Dobrego Programu Stypendialnego i jej siódmym punktem, „dobre programy stypendialne wykorzystują nowe technologie”. W niniejszym artykule opartym o tekst publikacji Stypendia Przyszłości II: Praktyczny poradnik o programach stypendialnych, przedstawiamy wybrane aspekty dotyczące wykorzystywania narzędzi cyfrowych w programach stypendialnych.

Broszura Stypendia Przyszłości II powstała jako podsumowanie drugiej edycji spotkań z organizatorami programów stypendialnych.

Obszary wykorzystywania narzędzi cyfrowych

W programach stypendialnych obszar wykorzystywania narzędzi cyfrowych jest niezwykle szeroki. Wspiera on organizacje od komunikowania o programie, kwestiach jego realizacji, aż po ewaluację działań. Poniżej znajdują się wyszczególnione obszary, w jakich organizacje wykorzystują narzędzia cyfrowe:

• automatyzacja procesów,
• bezpieczeństwo i analizy danych,
• rekrutacja,
• komunikacja i promocji,
• e-learning,
• monitoring i ewaluacja,
• koordynacja, zarządzanie,
• finanse i formalności.

Zgodnie z raportem Mapa Stypendiów III najwięcej stypendiów w Polsce przyznają instytucje samorządowe oraz organizacje pozarządowe. Oba rodzaje instytucji opierają swoje działania (nie tylko te związane z przyznawaniem stypendiów) właśnie o narzędzia cyfrowe. W broszurze Stypendia Przyszłości II szerzej opisany został proces transformacji cyfrowej obu tych podmiotów, który pokazuje zarówno podobieństwa, jak i różnice między nimi w kwestii właśnie narzędzi cyfrowych.

Przyspieszony proces cyfryzacji

Wprowadzenie narzędzi cyfrowych niewątpliwie przyspieszyła pandemia i przeniesienie działań związanych z przyznawaniem stypendiów do sieci. Jednak nie jest to jedyny powód, dla którego mówić można o rozwoju programów stypendialnych w kontekście narzędzi cyfrowych. Wiele organizacji dostrzega  ich pozytywny wpływ na funkcjonowanie programów – przyspieszone działania administracyjne np. dzięki wdrożeniu generatorów wniosków lub elektronicznych formularzy. W wielu programach papierowe wersje dokumentacji zostały zastąpione taką właśnie formą, co jest wygodniejsze zarówno dla organizatorów, jak i stypendystów.

W kontekście procesu cyfryzacji ważna jest również motywacja programów stypendialnych by iść z duchem czasu. Przejawia się to m.in. w obecności programów stypendialnych w różnych mediach społecznościowych. Wyzwaniem w tej kwestii jest wybranie odpowiedniego kanału i sposobu komunikacji, by jak najlepiej docierać do odbiorców dopasowanych do programu. Przekłada się to jednak na kolejny atut korzystania z narzędzi cyfrowych, a mianowicie na budowanie i wzmacnianie społeczności i sieciowanie stypendystów. Szczególnie dotyczy to programów, które trafiają do ludzi młodych.

Wyzwania związane z użytkowaniem narzędzi cyfrowych

Narzędzia cyfrowe, choć niewątpliwie przynoszą wiele korzyści w funkcjonowaniu programów stypendialnych niosą też za sobą pewne wyzwania. Pierwszym z nich może być to, że nie wszystkie działania można przenieść do sieci, a nawet jeśli, to według części organizatorów są one koniecznością wynikającą np. z sytuacji pandemicznej. Wielu organizatorów docenia m.in możliwość spotkania się ze stypendystami w sposób bezpośredni.

Kolejnym wyzwaniem jest fakt, że wdrażanie narzędzi cyfrowych to dopiero początek drogi. Choć opublikowanie generatora wniosków czy nowego formularza zgłoszeń jest niewątpliwie dużym sukcesem to bardzo często zdarza się, że takie narzędzia wymagają jeszcze dopracowania wielu szczegółów, które zauważane są dopiero w trakcie ich użytkowania. Częścią transformacji cyfrowej jest więc nie tylko przygotowanie narzędzia, ale także jego ciągłe monitorowanie i aktualizowanie.

Kolejnym wyzwaniem, które niosą narzędzia cyfrowe jest to, że często ich obsługa na profesjonalnym poziomie wymaga specjalistycznej wiedzy. Zdarza się, że by naprawić jeden błąd, potrzebny jest programista. Niestety nie wszystkie programy mogą pozwolić sobie na posiadanie ciągłego wsparcia technicznego i informatycznego.

Narzędzia cyfrowe – czy warto?

Narzędzia cyfrowe dają wiele możliwości. Choć w procesie ich wprowadzania, a także użytkowania mogą pojawić się pewne trudności, z wypowiedzi organizatorów programów stypendialnych wynika, że transformacja cyfrowa była dobrą i wartościową zmianą, która w wielu przypadkach ciągle się toczy. Świadomość tego, na jakie przeszkody można trafić w czasie wdrażania narzędzi cyfrowych pomaga przejść ten proces w sposób przemyślany i racjonalny.

Czy warto? Zanim odpowie się na to pytanie, dobrze jest sprawdzić – z jakich narzędzi cyfrowych już korzystamy? Jakie są ich koszta (nie tylko finansowe, ale także np. czasu poświęcanego na ich obsługę)? Co może się zmienić w przypadku transformacji cyfrowej? Do kogo chcemy docierać i w jaki sposób budować relacje z wykorzystaniem nowych technologii? Te pomocnicze pytania z pewnością ułatwią podjęcie decyzji w kwestii przygotowania organizacji i pracujących w niej osób na nadchodzące zmiany.

Wasz wpływ na system stypendiów w Polsce

Jesteście przedstawicielami organizacji edukacyjnych? Organizujecie lub wspieracie rozwój mądrych programów stypendialnych? Zostańcie patronami największego portalu edukacyjnego o stypendiach! 

Dziękujemy!

Fundacja Dobra Sieć nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte przez użytkowników serwisu na podstawie informacji opublikowanych na stronach www.mojestypendium.pl. Rozpowszechnianie całości lub fragmentów tekstów zamieszczanych w serwisie www.mojestypendium.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych bez podania źródła wymaga zgody serwisu www.mojestypendium.pl.