Narzędzia cyfrowe w programach stypendialnych – o takim temacie rozmawialiśmy w środę 19 października na drugim spotkaniu z kolejnego cyklu „Stypendia przyszłości – wspólne działania i rozmowy”, które służą do dzielenia się swoimi doświadczeniami, rozmyślaniami i pomysłami organizatorów różnorodnych programów stypendialnych. W spotkaniu udział wzięło aż 32 przedstawicieli organizacji pozarządowych, samorządów i firm, które przyznają stypendia w Polsce. Dziękujemy za tak liczną obecność, wnikliwe słuchanie zaproszonych gości i wszystkie pytania i głosy w dyskusji!

Pierwszy cykl Stypendiów Przyszłości odbył się w 2021 roku. Jego zwieńczeniem jest darmowy, dostępny dla wszystkich „Praktyczny poradnik o programach stypendialnych„. W tym roku również zależało nam na dialogu z organizacjami stypendialnymi w Polsce. Jakie są? Jakie stoją przed nimi wyzwania? Jakimi sukcesami mogą się pochwalić?

Zachęcamy Was także do lektury podsumowania pierwszego spotkania z cyklu Stypendia Przyszłości II, na którym poruszaliśmy temat doświadczeń pandemicznych w programach stypendialnych.

A teraz zapraszamy już do podsumowania drugiego spotkania, na którym poruszaliśmy temat narzędzi cyfrowych w programach stypendialnych. Jakich narzędzi cyfrowych używają polskie programy stypendialne? W jakich celach je wykorzystują? Jak wygląda proces wdrażania narzędzi cyfrowych? Jakie dają korzyści, a jakie przynoszą wyzwania w codziennej pracy?

Na te i inne pytania odpowiedziały nasze gościnie:

• Katarzyna Ciach – specjalistka ds. programów Fundacji Edukacyjnej Przedsiębiorczości realizującej Program Stypendiów Pomostowych.
• Justyna Kowalska-Grzegory – przedstawicielka Zespołu Programu Młodzi w Łodzi Urzędu Miasta Łódź
• Maria Mach – prezeska zarządu Krajowego Funduszu na Rzecz Dzieci realizującego program ZDOLNI.

Po wystąpieniu naszych gościń był czas na zadawanie pytań do przedstawionych prezentacji i historii. Następnie przeszliśmy do panelu dyskusji, w którym głos zabrać mogli chętni uczestnicy spotkania i opowiedzieć o ich doświadczeniach z narzędziami cyfrowymi w programach stypendialnych.

Narzędzia cyfrowe w programach stypendialnych – case studies

Program Stypendiów Pomostowych

Temat narzędzi cyfrowych rozpoczęła Katarzyna Ciach z Programu Stypendiów Pomostowych. Po wprowadzeniu uczestników w zasady działania Programu Pani Katarzyna Ciach opowiedziała o używanych w Fundacji narzędziach cyfrowych. Są to między innymi specjalna aplikacja do obsługi systemu stypendialnego Stypendiów Pomostowych. Jej funkcjonalności dzielą się na dwie części: Fortend – część aplikacji odpowiadająca za interakcję ze stypendystami i Backend – część umożliwiającą opracowywanie wniosków i realizację programów po rekrutacji.

Funkcjonalności Fortendu dla kandydata to między innymi:

• Rejestracja kandydata do programu
• Logowanie do swojego konta
• Dostęp do oferty stypendialnej
• Możliwość złożenia wniosku online i dodania załączników
• Pobieranie formularzy PIT
• Wypełnianie ankiet
• Wprowadzanie zmian w profilu studenta

Zaś organizacje mogą:

• Zarejestrować się
• Złożyć wniosek do kolejnej edycji programu
• Zadeklarować potencjalną liczbę kandydatów do stypendium
• Przejrzeć utworzone wnioski
• Aktualizować dane

Natomiast Backend umożliwia pracownikom:

• Koordynowanie i realizację poszczególnych programów stypendialnych
• Aktualizowanie dostępnych programów
• Obrabianie wniosków po zamknięciu rekrutacji
• Generowanie statystyk
• Wysyłanie komunikatów do stypendystów
• Rejestrowanie comiesięcznych wypłat
• Eksportowanie danych

To tylko funkcjonalności jednego z narzędzi, jakiego używa Fundacja. Innym niezmiernie ciekawym przykładem jest wprowadzenie przez Fundację Edukacyjną Przedsiębiorczości platformy E-kampus, która ma dwie funkcjonalności – z jednej strony jest platformą szkoleniową, na której studenci związani z Fundacją mogą poszerzać swoje kompetencje poprzez udział w szkoleniach, webinariach i korzystanie z dostępnych na platformie materiałów cyfrowych. Drugą funkcjonalnością platformy jest sieciowanie i wzmacnianie społeczności studentów poprzez platformę Workplace – jak mówi p. Katarzyna „Facebooka dla organizacji”, na której studenci mogą udzielać się w tematycznych grupach, wymieniać doświadczeniami i sukcesami, umawiać się na wspólne działania i wspólnie realizować projekty. Jest to niezmiernie ciekawe podejście, które pozwala studentom na rozwój w różnych obszarach – nie tylko tym związanym z nauką akademicką. Dodatkowo cała platforma E-kampus ma za zadanie wspierać wiarę w siebie wszystkich stypendystów i pokazywać im, jakie mają możliwości i zasoby do odważnego wkraczania w dorosłość.

Innymi narzędziami cyfrowymi wykorzystywanymi w pracy Fundacji są platformy do spotkań online: MS Teams, Zoom, ClickMeeting oraz GetResponse, które służą głównie jako wsparcie oferty rozwojowej dla studentów – organizowania spotkań i realizacji webinarów.

Do komunikacji ze stypendystami służą w Fundacji Serwer SMS oraz Freshmail. Jak wspomina p. Katarzyna Ciach kontakt SMS-owy ze stypendystami sprawdza się najlepiej – szczególnie w trakcie wydarzeń, gdy potrzeba, by szybko zobaczyli oni wiadomość lub konkretną informację.

Program Młodzi w Łodzi

O programie Młodzi w Łodzi i wykorzystywanych przez niego narzędziach cyfrowych opowiedziała p. Justyna Kowalska – Grzegory. Program Młodzi w Łodzi ma za zadanie zachęcać młodych ludzi do wiązania swojej przyszłości zawodowej i prywatnej z Łodzią. Jest kompleksowym programem stypendialnym wspierającym łódzkich studentów w rozwoju kariery zawodowej, a lokalnym przedsiębiorcom zapewniającym wysoko wykwalifikowane kadry. Inicjatywy programu to miedzy innymi: portal praktyk i staży, płatne staże wakacyjne, bezpłatne szkolenia, wizyty zapoznawcze w firmach, dofinansowania do akademików czy specjalne rabaty na Karcie Łodzianina. W ramach programu współpracuje już ponad 300 łódzkich firm oraz największe łódzkie uczelnie.

Program to głównie dwa programy stypendialne – Stypendia Prezydenta Miasta Łodzi (11 edycji, 302 stypendystów) oraz Stypendia Pracodawców (14 edycji, 717 stypendystów). Rekrutacja do obydwu programów odbywa się wyłącznie w sposób elektroniczny za pomocą formularzy dostępnych na stronie mlodziwlodzi.pl. W przypadku Stypendiów Pracodawców, każdy z nich ma osobne wymogi i daty rekrutacji. Dlatego formularz jest dostosowywany do poszczególnych wymogów Fundatorów. Organizatorzy mogą w nim dodawać dowolne pola o dowolnej zawartości. Żeby ułatwić potencjalnym stypendystom składanie często kilku wniosków (do różnych firm) część danych uniwersalnych z formularza pobierana jest automatycznie.

Również w sposób elektroniczny odbywa się dalsza część procesu aplikacyjnego i wybór stypendysty przez Wirtualną Komisję Stypendialną.

Dodatkowo program prężnie działa w mediach społecznościowych – to kanały elektroniczne są głównym źródłem ich promocji. Wysyłają oni także newslettery i mailing. Z ciekawych rzeczy, na które nie decydują się wszystkie organizacje jest używanie przez program Młodzi w Łodzi kampanii płatnych w social mediach i Google AdWords jako narzędzia dotarcia do jak największej liczby potencjalnie zainteresowanych stypendiami kandydatów.

Program ZDOLNI –  Krajowy Fundusz na Rzecz Dzieci

Pani Maria Mach zaczęła swoje wystąpienie od podkreślenia, że to nie finanse są najważniejsze w programie stypendialnym ZDOLNI, a udział w inspirujących warsztatach, spotkanie z pasjonatami podobnych dziedzin, w których stypendyści chcą się rozwijać. Głównym celem, zauważanym również przez stypendystów jest budowanie społeczności – poznawanie ludzi, budowanie relacji. Dla przedstawicieli organizacji również ważne jest oglądanie ich Fundacyjnych „Dzieci” na żywo.

Pani Maria zauważa, że narzędzia cyfrowe są szalenie istotne. W okresie pandemii organizacja spotykała się ze stypendystami na platformie MS Teams, która sprawdziła się w ich działaniach, choć jak wspomina prelegentka trudem i wyzwaniem było założenie kont dla wszystkich stypendystów. Ciekawym jednak zjawiskiem było ich zaangażowanie na platformie – uczestnicy sami wymyślili np. inicjatywę speed datingu – krótkich spotkań w osobnych, losowych pokojach w aplikacji, które miały pomóc im zapoznać się ze sobą i wymienić swoimi pasjami. Była to dla nich bardzo dobra przestrzeń do integracji. W tym jednak momencie organizacja liczy na możliwość przeprowadzania tego typu spotkań w formacie offline.

Bardzo ciekawą perspektywą poruszoną przez p. Marię był temat przejścia z narzędzi tradycyjnych na narzędzia cyfrowe. Krajowy Fundusz na Rzecz Dzieci powstał w 1983 roku, jest więc organizacją, która pamięta czasy bez Internetu, kiedy wszystkie dokumenty były w wersji papierowej. Jak wspomina p. Maria w pewnym momencie transformacja cyfrowa była koniecznością, by nie zaginąć w ilości dokumentów. Bardzo interesującym jest też fakt, że bazę wniosków, z której korzysta organizacja postawili studenci informatyki i jednocześnie absolwenci Programu ZDOLNI. Było to działanie wolontariackie w ramach projektu kończącego studia licencjackie z informatyki. Jak sama mówi – budowa szkieletu zajęła ok. 3 miesiące, ale dopracowywanie i udoskonalanie narzędzia to tak naprawdę lata pracy i wprowadzania zmian i poprawek. Co pokazuje tylko, że wprowadzenie narzędzi cyfrowych to tylko jedna część całego procesu. Baza, o której mowa zawiera: formularz zgłoszeniowy do programu, możliwość wgrania załącznika w postaci listu (jedno z kryteriów przyznania stypendium), listę wszystkich zajęć dla stypendystów, materiały i informacje dla uczestników w zakładce „Moje zajęcia”.

Narzędzia cyfrowe w programach stypendialnych – dyskusja i sesja warsztatowa

Dziękujemy wszystkim, którzy zadawali prelegentom swoje pytania i dzielili się wnioskami z używania narzędzi cyfrowych. Wnioski, które można wyciągnąć ze spotkania i głosów uczestników i prelegentek to:

• Narzędzia cyfrowe są istotną częścią programów stypendialnych
• Spełniają one różne funkcje: m.in. komunikacji ze stypendystami, promocji programów, przyjmowania wniosków, realizacji i ewaluacji programów
• Pomagają w sytuacjach niespodziewanych jak np. wybuch pandemii
• Pandemia przyspieszyła wprowadzanie narzędzi cyfrowych, choć nie była jedynym wyznacznikiem dla którego warto było je wdrożyć
• Wprowadzenie narzędzi to jedno, a ich aktualizacja i dopasowywanie do uczestników to zupełnie inny proces
• Skutki pandemii i tendencje ekologiczne sprawiają, że obieg dokumentów odbywa się głównie cyfrowo
• Narzędzia cyfrowe ułatwiają pracę administracyjną w programach stypendialnych – szczególnie w kwestii składania, oceniania czy poprawiania wniosków
• Ważne jest wsparcie techniczne i informatyczne w obsłudze platform
• Programy stypendialne idą z duchem czasu i są obecne w różnego rodzaju mediach społecznościowych
• We wszystkich działaniach mają znaczenie partnerstwa – współpraca z organizacjami, absolwentami, administratorami stron.

Powyższe wnioski pokazują, że temat narzędzi cyfrowych jest czymś codziennym dla organizacji stypendialnych. Niezależnie od ich stażu, działania, rodzajów przyznawanych stypendiów czy grupy docelowej temat narzędzi cyfrowych jest obecny w wielu różnych aspektach działania – od małych codziennych zadań po prace niezbędne do istnienia programów.

Kolejne spotkanie już 23 listopada!

Już dziś możemy zdradzić, że kolejne spotkanie odbędzie się 23 listopada 2022 roku. I uwaga! Już możecie się na nie zapisać! Link tradycyjnie znajdziecie pod adresem stypendia-przyszlosci.mojestypendium.pl Tematem kolejnego spotkania będzie wsparcie psychiczne stypendystów. Spotkanie tradycyjnie odbędzie się na platformie Zoom. Już niedługo będziemy publikować w naszych kanałach materiały promocyjne i szczegółowe informacje o spotkaniu – ale już dziś zapraszamy serdecznie, wypatrujcie naszych dalszych komunikatów!

A na zakończenie dziękujemy wszystkim osobom uczestniczącym w spotkaniu! Mamy nadzieję, że przed nami jeszcze wiele wspólnych rozmów i nowych wniosków na temat stypendiów!

Jeśli ten artykuł pomógł Wam w zdobyciu cennych informacji o stypendiach– dorzućcie nam cegiełkę, byśmy mogli dalej Was wspierać radą !  Dziękujemy!

Fundacja Dobra Sieć nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte przez użytkowników serwisu na podstawie informacji opublikowanych na stronach www.mojestypendium.pl. Rozpowszechnianie całości lub fragmentów tekstów zamieszczanych w serwisie www.mojestypendium.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych bez podania źródła wymaga zgody serwisu www.mojestypendium.pl.