Konkursy naukowe, sportowe, artystyczne … i wszystkie inne! Udział w nich niewątpliwie przynosi uczestnikom wiele korzyści. Czy jednak kiedykolwiek myśleliście o udziale w konkursie jako o projekcie, którym można zarządzać, albo nawet o projekcie dającym możliwość nauczenia się zarządzania? Chcielibyśmy pokazać Wam, jak wykorzystać potencjał konkursów do zdobywania kompetencji z zakresu project managementu. Na koniec sami zdecydujecie, czy chcecie stać się kierownikami Waszych osobistych projektów. Startujemy!

Co ma wspólnego udział w konkursie z projektem?

Trudno zastanawiać się nad projektem, jeśli nie macie pewności, czym on jest. Warto więc w tym miejscu przytoczyć jedną z definicji projektu. Według Encyklopedii Zarządzania projektem nazywa się pewne tymczasowe przedsięwzięcie, które można określić jako unikalne w porównaniu do dotychczasowych działań. Podstawowymi cechami projektu są:

• zdefiniowanie w czasie,
• niepowtarzalność,
• złożoność,
• celowość.

Czy udział w konkursie wpisuje się w pojęcie projektu? Po pierwsze, konkurs odbywa się w określonym terminie, więc zarówno samo przeprowadzenie konkursu, jak i przygotowania do niego, mają swój początek i koniec. Każdy konkurs jest wyjątkowym wydarzeniem i nie zalicza się do codziennej rutyny. Poza tym konkursy nie składają się z jednej prostej czynności – są najczęściej podzielone na pewne etapy, a każdy z nich może wymagać odmiennego podejścia. I wreszcie – za uczestnictwem w konkursie stoi jakiś cel. Na pytanie, jaki to może być cel, odpowiedź padnie w dalszej części artykułu.

Jak widać, udział w konkursie spełnia wszystkie najważniejsze kryteria projektu. Teraz zobaczcie, na czym polega zarządzanie projektami i jakie wyróżniamy fazy tzw. cyklu życia projektu.

Zarządzanie… czyli co?

Najprościej mówiąc, zarządzanie projektem to kierowanie nim od pomysłu do zakończenia jego realizacji. Innymi słowy, osoba zarządzająca, czyli kierownik projektu, powinna dbać o wszystkie aspekty projektu tak, aby osiągnąć założony cel. W praktyce sprowadza się to do kierowania fazami cyklu życia projektu. Należą do nich:

• faza inicjacji,
• faza planowania,
• faza realizacji,
• faza zakończenia.

Oto omówienie zarządzania każdą z tych faz w odniesieniu do projektu, jakim jest udział w konkursie.

Najtrudniej jest zacząć – inicjacja projektu

Na początku był chaos. Pierwsze zdanie mitologii greckiej świetnie podsumowuje stan sprzed etapu inicjacji projektu. Jesteście chętni do działania i swoją energię chcecie wykorzystać w konkursie. Jednak, aby z tego chaosu zaczęły wyłaniać się konkretne pomysły, warto dokonać szybkiej analizy. Jednym z przydatnych narzędzi jest analiza SWOT. Umożliwia ona wyodrębnienie mocnych i słabych stron uczestnictwa oraz związanych z nim szans oraz zagrożeń. Jej najprostsza wersja składa się z tabeli, do której wpisujemy przychodzące Wam na myśl możliwości. Przykładowa analiza SWOT dla udziału w konkursie mogłaby wyglądać tak:

• mocne strony – możliwość sprawdzenia wiedzy i umiejętności, z którymi wiąże przyszłość, atrakcyjne nagrody, np. indeks na uczelnię;
• słabe strony – konkurs odbywa się za granicą, a organizator nie zwraca kosztów podróży;
• szanse – wysoki prestiż i znaczenie tego typu konkursów;
• zagrożenia – duża konkurencja z całego świata.

Dobrą praktyką będzie oddzielne rozpisanie analizy SWOT dla każdego konkursu, w którym chcecie startować. W tym wypadku nie musicie poświęcać tej czynności dużej ilości czasu, aby się nie zniechęcić. Jednak dobrze jest w miarę precyzyjnie ubrać swoje myśli w słowa, by w efekcie otrzymać jak najbardziej wartościowe dane.

To brzmi jak dobry plan – planowanie przygotowania do konkursu 

SWOT wykonany i stwierdziliście, że udział w konkursie naprawdę się opłaca? Więc przyszła pora na szczegóły! Plan pozwoli Wam usystematyzować informacje oraz ustalić kolejność działań. Na tym etapie najbardziej kluczowe jest wyznaczenie swoich prywatnych celów, do których będziecie dążyć przez cały okres trwania projektu. Ułatwi to Wam metoda SMART. Sformułujcie cele, które będą:

• skonkretyzowane – czyli zrozumiałe i jednoznaczne;
• mierzalne – pozwalające w prosty sposób zweryfikować, czy udało nam się je osiągnąć;
• osiągalne – realne do wykonania w danej sytuacji;
• istotne – stanowiące dla nas wartość;
• określone w czasie – mówiące dokładnie w jakim czasie chcielibyście je zrealizować.

Jeśli stworzycie kilka celów, możecie podzielić je na cel główny i cele szczegółowe.

Zastanówmy się, czego mogą dotyczyć cele w kontekście udziału w konkursie? Najbardziej oczywistym dążeniem wydaje się być wygrana w danym konkursie. Jednakże nie dla każdego stanie się ona głównym celem. Zastanówcie się, czy nie uczestniczycie w konkursach dlatego, że po prostu lubicie rywalizację. A może chcecie pokazać się konkretnej osobie z dobrej strony? Albo zależy Wam na nauczeniu się istotnej umiejętności lub pogłębieniu wiedzy, a konkurs Was do tego zmotywuje. Przyczyną może być też chęć poznania nowych osób o podobnych zainteresowaniach, z którymi moglibyście nawiązać współpracę lub zwyczajnie dzielić się swoimi spostrzeżeniami. Przykładowo: W dniu konkursu poznam 3 osoby z innych uczelni, które interesują się zarządzaniem projektami i zdobędę do nich kontakt.

Pamiętajcie – nie ma dobrych i złych celów! Ważne natomiast, by mieć świadomość, że cele warunkują nasze późniejsze działania, dlatego trzeba być ze sobą szczerym/szczerą.

Co, poza celami, jest częścią planu? Przede wszystkim harmonogram działań oraz wskaźniki osiągnięcia celów – więcej o nich w tekście poniżej. Gotowy plan radzimy skonsultować ze swoim opiekunem konkursu, zespołem czy rodziną i przyjaciółmi.

Do dzieła! – jak zrealizować cele projektu 

Harmonogram działań oraz wskaźniki osiągnięcia celów pozwalają utorować drogę do sukcesu. Rozplanujcie swoje aktywności w okresie przygotowawczym do konkursu tak, aby Wasz rozwój był zrównoważony. Pomocne może okazać się zastosowanie narzędzi cyfrowych, np. Kalendarza Google czy Trello. Są one bardzo czytelne, więc dzięki nim z łatwością zauważycie, czy Wasz dzień nie jest przeładowany.

Z kolei wskaźniki osiągnięcia celów rozwiązują kwestię rzetelnej oceny tego, czego dokonaliśmy. Przykładowe wskaźniki to: miejsce w konkursie, liczba nowych kontaktów, liczba osób, z którymi zwyciężyliśmy lub wynik testu wiedzy. Właściwa interpretacja wskaźników osiągnięcia celów przyda się w ostatnim etapie projektowym.

Przestrzeganie harmonogramu jest bardzo ważne. Ale jeszcze ważniejsza jest elastyczność w działaniu, która wynika z bieżącej reakcji na sytuację. Różne czynniki mogą spowodować, że nie uda nam się zrealizować wszystkiego w terminie. Lecz nie jest to powód, by się poddać! Prawdziwego kierownika/kierowniczkę projektu poznaje się po tym, czy potrafi on/ona dostosowywać się do zmieniających się warunków i próbuje znaleźć najbardziej optymalne rozwiązanie problemu.

Koniec wieńczy dzieło – jak dobrze podsumować udział w konkursie 

Zasadnicza część projektu już za Wami i niezależnie od jego wyniku, możecie być z siebie dumni – udało Wam się dotrwać do końca! Ale… czeka na Was coś jeszcze. Coś, o czym zapominają nawet doświadczeni pracownicy. Chodzi o podsumowanie. To element, bez którego trudno o wyciągniecie wniosków, a taką też funkcję pełnią projekty. Bazą, którą wykorzystuje się do tworzenia wniosków, są wcześniej opisane wskaźniki osiągnięcia celów. Właśnie na ich podstawie (a nie poprzez zdanie się na własne odczucia) ustala się, czy zrealizowaliśmy wszystkie założone cele. Jeśli liczby wskazują na to, że któryś z celów nie został osiągnięty, to należy zastanowić się, dlaczego tak się stało. Nie traktujcie tego jako porażki, a raczej postrzegajcie jako przestrzeń do rozwoju.

A może udało się dokonać czegoś dodatkowego, czego wcześniej nie planowaliście, a co okazało się wartościowe? Brawa dla Was! Aby o tym nie zapomnieć, uwzględnijcie to również w swoim podsumowaniu.

A przez cały czas… miej oczy szeroko otwarte! 

Jest jeszcze jeden aspekt, o którym trzeba wspomnieć. Każdy dobrze prowadzony projekt wymaga ciągłego monitoringu. Aby dowiedzieć się, czy wszystko idzie zgodnie z planem, podzielcie projekt na kilka etapów i na koniec każdego z nich przeprowadźcie małą kontrolę. Tutaj też nieocenione mogą być narzędzia typu Trello, które dają możliwość odznaczania w aplikacji zadań, które już wykonaliśmy.

Weź udział w konkursie – bądź kierownikiem projektu! 

Właśnie przeszliście przez wszystkie fazy cyklu życia projektu i poznaliście rady na to, jak skutecznie zarządzać projektem, jakim jest udział w konkursie. Cieszymy się, że jesteś w tym miejscu!

Przypominamy, że, niezależnie od ostatecznych rezultatów konkursu, udział w nim może przynieść wiele zysków, o których można opowiedzieć podczas rozmów kwalifikacyjnych. Zarządzanie projektem jest jedną z kluczowych kompetencji XXI wieku i każde doświadczenie pozwalające na zdobycie wiedzy w tej dziedzinie z pewnością zostanie docenione.

Jeśli aktualnie jesteście na etapie inicjacji Waszego projektu, to zachęcamy do poszukania odpowiedniego konkursu w naszej bazie. Regularnie uzupełniamy ją o najciekawsze i najbardziej rozwijające konkursy dla osób z różnych grup wiekowych i o różnorodnych pasjach.

A jeśli chcecie przyłączyć się do fazy realizacji inicjatywy pod nazwą MojeStypendium.pl, to zapraszamy do wsparcia nas na Patronite.pl. Do zobaczenia!

Autor: Daria Frisch

Fundacja Dobra Sieć nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte przez użytkowników serwisu na podstawie informacji opublikowanych na stronach www.mojestypendium.pl. Rozpowszechnianie całości lub fragmentów tekstów zamieszczanych w serwisie www.mojestypendium.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych bez podania źródła wymaga zgody serwisu www.mojestypendium.pl.