Otrzymanie upragnionego stypendium to zawsze powód do radości! Momentem, który poprzedza tę chwilę, jest złożenie aplikacji. Aby skutecznie zaaplikować, trzeba dobrze poznać niezbędne dokumenty do stypendium. Zebranie i poprawne wypełnienie dokumentacji może być czasochłonne i stresujące. Chcielibyśmy podzielić się z Wami kilkoma uniwersalnymi poradami, jak usprawnić ten proces i na co zwrócić szczególną uwagę. Zaczynamy!

Jak podejść do tematu dokumentów do stypendium?

Zapoznaliście się z ofertą stypendialną i wiecie już, że spełniacie wszystkie kryteria. Chcecie aplikować o stypendium i teraz czeka Was etap kompletowania i wypełniania dokumentów. Stresujecie się? To zupełnie normalna reakcja – być może będzie to dla was coś nowego, bo robicie to pierwszy raz. Albo macie obawy, że nie uda się Wam dotrzymać terminu aplikacji lub coś uniemożliwi Wam zebranie wymaganych zaświadczeń. W takich sytuacjach przydają dwie rzeczy: konkretny plan działania oraz duża doza spokoju. Gdy stworzycie to pierwsze, to prawdopodobnie to drugie przyjdzie samo.

Jak zabrać się za dokumenty do stypendium – plan działania 

Jest kilka istotnych kwestii, które warto wziąć pod uwagę, planując analizę dokumentów stypendialnych. Połączyliśmy te kwestie w logiczną całość i proponujemy Wam kolejność podejmowania działań. Dzięki temu otrzymujecie gotową receptę na skuteczną aplikację. Oto zasady, którymi warto się kierować.

Pamięć bywa zawodna 

Pierwszy ruch, jaki dobrze jest wykonać, to wydrukowanie aktualnej listy niezbędnych dokumentów ze strony internetowej organizatora stypendium. Taka lista może być częścią regulaminu przyznawania stypendium albo stanowić załącznik do niego, czyli być osobnym plikiem. Nawet jeśli macie doświadczenie w aplikowaniu o stypendium, to i tak nie uchronicie się całkowicie od popełnienia błędu. Z naszego doświadczenia wynika, że nie warto opierać się tylko na tym, co mamy w głowie. Może się okazać, że zapomnimy o jednej z koniecznych pozycji, na której uzyskanie z urzędu trzeba poczekać. Dobrą praktyką jest odznaczanie na liście pozycji, które udało się już pozyskać. Komplet dokumentów przechowujcie w jednym miejscu. Na przykład w przeznaczonej tylko do tego celu teczce. Natomiast wszystkie terminy warto odnotowywać tam, gdzie często zerkamy, np. w aplikacji na smartfonie.

Ważna uwaga: zazwyczaj nic nie stoi na przeszkodzie, by aplikować o kilka stypendiów jednocześnie.

Czas to pieniądz 

Kolejna rada brzmi: nie zostawiajcie kompletowania dokumentów na ostatnią chwilę. Najlepiej rozpocząć zbieranie dokumentacji jeszcze przed wypełnianiem formularza wniosku. Istnieje spore prawdopodobieństwo, że nie uda Wam się zebrać wszystkich dokumentów w ciągu jednego dnia (lub nawet kilku dni). Wiele aplikacji o stypendium wymaga pozyskania:

• dokumentów potwierdzających Waszą sytuację finansową (np. zaświadczenie o dochodach członków rodziny, z którymi mieszkasz, zaświadczenie o pobieraniu nauki przez Wasze rodzeństwo);
• dokumentów dotyczących Waszego wykształcenia (np. zaświadczenie o statusie studenta, świadectwo maturalne);
• dokumentów będących dowodami Waszych osiągnięć (np. certyfikaty, dyplomy, zaświadczenia o przyznaniu tytułu laureata).

Skompletowanie aktualnych zaświadczeń może wymagać cierpliwości. Przykładowo, jeśli mieszkacie w dużym mieście, to zaświadczenie o dochodach powinniście uzyskać w urzędzie skarbowym po wypełnieniu wniosku. Jednak jeśli nie macie możliwości osobistego stawienia się w urzędzie, to najlepszym rozwiązaniem jest wysłanie wniosku o wystawienie zaświadczenia o dochodzie w formie elektronicznej. Należy mieć na uwadze, że w tym drugim przypadku urząd ma 7 dni na odesłanie zaświadczeń. O tym, jak złożyć elektroniczny wniosek, przeczytacie w serwisie Ministerstwa Finansów.

Ważna uwaga: każde zaświadczenie powinniście otrzymać za darmo, jeśli we wniosku o zaświadczenie, jako cel jego wystawienia, podacie stypendium (nie ma znaczenia czy jest to stypendium z uczelni czy oferowane przez stowarzyszenie lub fundację). Zwyczajowo za żaden dokument z wymaganych przy aplikacji nie wymaga się opłaty.

Przezorny zawsze ubezpieczony 

Zgromadzenie wszystkich koniecznych dokumentów powinno być równoznaczne z tym, że najtrudniejszą część pracy macie już za sobą. Jednak… warto spojrzeć krytycznym okiem na to, co dostaliście. Bywają sytuacje, że dany dokument nie zostaje przyjęty przez organizatora konkursu stypendialnego, ponieważ czegoś w nim brakuje. Przykładowe aspekty, na których należy się skupić:

• sprawdźcie, czy zaświadczenie zostało wystawione według obowiązującego wzoru – dla zaświadczeń z urzędu skarbowego można to sprawdzić na stronie internetowej www.podatki.gov.pl/zaswiadczenia, po wybraniu interesującego nas zaświadczenia i wybraniu zakładki „Podstawa prawna”. Szczególnej uwagi wymagają akty prawne, które zostały opublikowane niedawno, a z którymi urzędy mogą nie być jeszcze dobrze zaznajomione;
• skontrolujcie, czy na zaświadczeniu widnieją odpowiednie sformułowania – zobaczcie czy np. dokument wystawiony przez Waszą uczelnię zawiera tekst mówiący o tym, że zostaliście w tym roku przyjęci na studia, czy jest tylko potwierdzeniem statusu studenta (czasem uczelnie generują automatycznie przez system dokumenty potwierdzające status, a to może być za mało na potrzeby aplikacji stypendialnej);
• zobaczcie, czy na każdym dokumencie są daty, podpisy i pieczątki we właściwych miejscach.

Ważna uwaga: pełną dokumentację razem z wnioskiem warto wysłać listem poleconym priorytetowym z opcją śledzenia przesyłki (chyba, że organizator preferuje skany dokumentów wysłane drogą elektroniczną).

Kilka słów od siebie

Teraz nadeszła optymalna chwila na spokojne wypełnienie wniosku o przyznanie stypendium. Wybierzcie jeden luźniejszy dzień i dokładnie uzupełnijcie formularz. Jedną z części wniosku może być sekcja, w której musicie napisać parę słów o sobie. Najczęściej opis powinien dotyczyć Waszych osiągnięć, zainteresowań, motywacji oraz planów wykorzystania stypendium. Zazwyczaj nikt nie oczekuje od Was obszernych referatów, ale do sprawy trzeba podejść kompleksowo. Radzimy Wam wspominać o dotychczasowych doświadczeniach i sprecyzowanych planach. To one sprawią, że Wasze zgłoszenie wyróżni się na tle innych. Dajcie znać, co udało Wam się osiągnąć w przeszłości (na przykład, że zorganizowaliście spotkanie firmy danej branży ze studentami), opiszcie swoje cele związane z rozwojem w konkretnej dziedzinie oraz nadmieńcie, jaką rolę spełni stypendium w realizacji tych celów.

Ważna uwaga: zastanówcie się, jak realnie stypendium mogłoby Wam pomóc i napiszcie o tym.

Kto pyta, nie błądzi 

Dokumenty przeanalizowane, sprawdzone i… macie jakieś wątpliwości? Pamiętajcie, że organizator powinien być w stanie odpowiedzieć na każde Wasze pytanie. Nie miejcie więc oporów przed tym, by kontaktować się z nim, w celu rozwiązywania Waszych problemów. Czasem taką rolę pełni jedna wyznaczona przez organizatora programu stypendialnego osoba, a niekiedy trzeba e-maile zaadresować do sekretariatów. Możecie zadać pytania takie jak:

• „Czy do ubiegania się o stypendium wystarczy zaświadczenie z uczelni ze średnią ocen, czy trzeba dostarczyć wyciąg ze wszystkimi ocenami z danego okresu?”;
• „Czy dokumenty muszą być oryginalne, czy wystarczą kopie (zwykłe ksero) lub kopie potwierdzone za zgodne z oryginałem (rekomendujemy potwierdzenie kserokopii w sekretariacie swojego urzędu gminy, mając przy sobie oryginały i pokazując je urzędnikowi)?”;
• „Czy [i tu opiszcie swój problem] będzie przeszkodą do otrzymania stypendium?”.

Ważna uwaga: jeżeli nie dostaliście potwierdzenia, że dokumentacja dotarła tam, gdzie powinna, warto napisać wiadomość e-mail do organizatora, z prośbą o taką informację.

Wasze dokumenty do stypendium – wcielanie planu w życie 

Wierzymy, że te z życia wzięte porady będą cenną pomocą w aplikacji o stypendium. Życzymy Wam zdobycia upragnionych stypendiów i dalszego rozwoju w obranym przez Was kierunku. 🙂

Głodnym dodatkowej wiedzy polecamy nasz artykuł przedstawiający wskazówki jak dostać stypendium. A jeśli nadal poszukujecie ofert stypendialnych, to zapraszamy do naszej wyszukiwarki.

Ważna uwaga: jeśli nie uda Wam się za pierwszym razem otrzymać stypendium – nie poddawajcie się! Spróbujcie gdzieś indziej lub startujcie w kolejnej edycji. My zaś będziemy się starać, abyście zawsze mieli dostęp do aktualnych propozycji stypendialnych. A jeśli chcecie dołożyć cegiełkę do budowy największej bazy stypendialnej w Polsce, wspomóżcie nas na Patronite.pl. Jesteśmy tu dla Was!

Autor: Daria Frisch

Fundacja Dobra Sieć nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte przez użytkowników serwisu na podstawie informacji opublikowanych na stronach www.mojestypendium.pl. Rozpowszechnianie całości lub fragmentów tekstów zamieszczanych w serwisie www.mojestypendium.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych bez podania źródła wymaga zgody serwisu www.mojestypendium.pl.